Многофункциональные устройства мфу

мфу — многофункциональное устройство — «комбайн», способный выполнять несколько офисных задач. Он ориентирован на самое разнообразное применение и объединяет в себе многие необходимые функции для эффективной работы с бумажными и электронными документ

Многофункциональные устройства мфу

мфу — многофункциональное устройство — «комбайн», способный выполнять несколько офисных задач. Он ориентирован на самое разнообразное применение и объединяет в себе многие необходимые функции для эффективной работы с бумажными и электронными документами. Чаще всего это печать, копирование и сканирование, но некоторые модели способны еще и заменить факс. Соответственно используют и специальное обозначение числа интегрированных функций: «3-в-1», или «4-в-1», а на Западе подобные «комбайны» принято обозначать термином АIO (All-In-One — «все в одном»). Для активных «документообработчиков» мфу способен стать во многих смыслах выгодным приобретением.

Аппараты бывают наделены множеством удобных дополнений (различные модификации могут сильно отличаться в пределах линейки или даже серии одного производителя). Устройства часто комплектуют автоподатчиком оригиналов, дуплексом для двухсторонней печати, интерфейсом для подключения к локальной сети (для сетевого сканирования и печати) и др. Легкость администрирования одного аппарата (вместо парка техники) по достоинству оценят специалисты IT-отделов, а простоту работы со всеми функциями через интерфейс единого устройства — весь персонал офиса.

На основе большого мфу (способного обслуживать целое предприятие) реально организовать документ-сервер, хранящий наиболее востребованные шаблоны и документы. В некоторых аппаратах присутствует возможность отправки факсов прямо из локальной сети, что сокращает рабочее время сотрудников и экономит бумагу. «Продвинутые» факс-модули способны отправлять (в том числе и по бесплатным каналам) даже документы формата А3, маршрутизировать принимаемые факсы, перенаправляя их именно тем сотрудникам, которым они предназначены, и делать многое-многое другое.

Множество «разновесных» моделей условно подразделяют на персональные модели для дома и малого офиса (SOHO — Small Office Home Office); для малых и средних рабочих групп; высокопроизводительные машины. Различия определяются особенностями технологии печати, рабочей и максимальной нагрузкой, износостойкостью, габаритами, количеством составляющих модулей и некоторыми другими параметрами (второстепенными по важности). Разница в классе, конечно же, отражается и на цене устройств. Например, приборы на базе струйной технологии печати отличаются умеренной стоимостью и возможностью цветного копирования при небольших затратах — однако такие решения приемлемы для дома, но неудобны даже в среднем по размерам офисе. Максимальная скорость получения отпечатка и его качество достигаются у моделей на базе лазерного принтера. «ЗА» И «ПРОТИВ»

Противники «универсализации» считают, что совмещение нескольких устройств в одном усложняет конструкцию и может сказаться хотя бы на частоте ремонта. Некоторые «плюсы» мфу уже перечислены выше, но есть и другие. Попробуем сопоставить аргументы в пользу и против такого объединения.

Слабым местом мфу считаются «общие» узлы, например, единый блок питания — при выходе его из строя останавливается работа всех составляющих мфу: принтера, копира, факса и сканера. Поэтому в больших офисах, где недопустимо прерывание документооборота, резонно доверять его как минимум двум «комбайнам» или использовать мфу как компактное и удобное дополнение к уже имеющемуся оборудованию. К слову, сумма, которая требуется для приобретения отдельных устройств, чаще всего превосходит стоимость сопоставимого по характеристикам «многофункционала» более чем в два раза. Современные мфу xerox, как правило, спроектированы с учетом упомянутой особенности и выполняют составные функции независимо. То есть при отказе отдельных модулей (например, принтера) остальные остаются в работе — можно сканировать, отправлять и даже принимать факсы (во внутреннюю память или передавая их на ПК).

Несколько лет назад данная техника действительно была капризна, расходные материалы дороги, а некоторые запчасти недоступны. Все это могло значительно усложнить ремонт и увеличить время пребывания аппарата в сервис-центре. Однако подобные неприятности остались в прошлом, мфу XXI века не уступают по надежности другим офисным устройствам: техника шагнула вперед, а фирмы-разработчики достаточно поэкспериментировали с выбором оптимальных конструкций. Большинство производителей для разработки «многофункционалов» используют свои наиболее удачные принтеры и копиры. Не все спешат доводить эту информацию до массового потребителя, так как многим фирмам выгоднее «по старинке» продать несколько устройств, получив больше прибыли.

Главный «плюс» мфу очевиден — нет лучше способа сэкономить пространство. Аргумент становится определяющим, когда метраж офиса не позволяет «развернуться». Кроме того, применение драйверов и управляющих программ одного производителя решает многие проблемы со стыковкой и освоением. Подключение к компьютеру упрощается до минимума: не нужно тянуть многочисленные кабели и высвобождать порты на платах ПК.

В «плюс» запишем и возможность различных вариантов параллельной работы. Например, совмещение печати и приема/передачи факсов. Такая особенность снижает вероятность образования очередей сотрудников около аппарата.

И еще, единое устройство и обслуживаться будет одним сервис-центром, и использовать один тип расходных материалов.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Как и «обычный» принтер, мфу содержит встроенный контроллер, интерпретирующий один или несколько стандартных языков описания страниц (в некоторых «особых» случаях его реально дооснастить и внешним контроллером печати).

Для оперативной полиграфии предпочтительнее контроллер, поддерживающий PostScript, так как этот язык совместим с платформой Mac OS и допускает прямой вывод документов, содержащих EPS-файлы. Вместе с использованием поставляемого программного обеспечения будут доступны разнообразные средства управления цветом. Можно, конечно, обойтись конвертированием материалов в формат PDF, но это и времени занимает больше, и целый ряд полезных функций (таких, как управление оверпринтом, треппингом и т. п.) делает недоступным. Об этой и других технических особенностях стоит спросить у продавцов-консультантов, так как входящие в комплект драйверы в ряде случаев поддерживают даже более широкий диапазон форматов печати.

БОГАТСТВО ПРОГРАММНОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ

В «материально-техническое обеспечение» мфу обычно входит комплект ПО. Его размеры могут существенно меняться в зависимости от производителя. Основные элементы — это драйверы и программы для повышения комфорта эксплуатации, но встречаются и дополнения, например, для удаленного контроля/управления или специальных настроек. Некоторые известные брэнды даже прилагают в качестве «бонуса» программы распознавания текста (самостоятельно распространяемые на коммерческой основе) и т.п.

Оперативная память мфу в зависимости от модели насчитывает от нескольких мегабайт до гигабайта и более. Большой объем помогает разгрузить сетевые ресурсы, но, чтобы все было чин по чину, необходимо верно оценить предстоящий документооборот и ноутбук. В случае печати огромного потока документов, создания большого количества копий или при сохранении библиотек пользовательских настроек (параметров печати, шрифтов и т.п.) дело «грозит» дойти до установки жесткого диска.

ПОСЛЕПЕЧАТНАЯ ОБРАБОТКА

Когда копирование или печать ведутся в больших объемах, пригодятся устройства послепечатной обработки. Производители предусматривают множество дополнительных модулей-финишеров для различных брошюровочных функций (степлирование, фальцовка или же их сочетание). Для выполнения заказов оперативной полиграфии такое оборудование жизненно необходимо, так как позволяет сразу получать готовые буклеты. Однако и в обычном офисе оно способно окупить себя, экономя время пользователя, например, сортируя отпечатанные задания по стопам (чаще всего этот процесс происходит посредством сдвига документов относительно друг друга). Встречаются и более «изысканные» варианты, такие, как сортировка отпечатанных листов с последующей прокладкой специальными лентами или раскладыванием по лоткам. Существуют даже полнофункциональные финишеры с триммерами, которые после подготовки брошюры подрезают ее с трех сторон. Возможно и изготовление (специальным дыроколом) ряда отверстий под гребень или навивку спирали, для подшивки копий в стандартную папку на кольцах. Одним словом, если запросы покупателя не ограничены только печатью, ему стоит поинтересоваться, «до чего дошел прогресс».

ПРОСТЫЕ ПРАВИЛА

Чтобы мфу работало долго и бесперебойно, нужно выполнять ряд несложных требований. Два основных — использование «правильных» материалов (они всегда указаны в спецификации) и соблюдение правил расположения машины (вдали от источников тепла и влажности, в местах с постоянной температурой и т.д.). Следует помнить, что для поддержания высокой производительности и безотказности необходимо периодическое обслуживание. Плановый сервис обычно обходится гораздо дешевле, чем аварийный. Поручать специфические операции стоит профессионалам, так как для таких действий нужны специальные знания и навыки (а часто и соответствующее оборудование).

ВЫБИРАЕМ ТЩАТЕЛЬНО

Критериев для выбора мфу существует немало, подготовиться к покупке стоит основательно — слишком большое разнообразие предлагают сегодня производители. Но есть традиционно важные и понятные параметры: скорость работы (она же производительность), допустимые пиковая и среднемесячная загрузки, стоимость расходных материалов и их ресурс, а также долговечность самого мфу. Не на последнем месте надежность поставщика оборудования и наличие налаженной сервисной сети.

При подборе подходящего варианта целесообразен расчет на будущее: приобретая относительно недорогой аппарат, можно потом сильно потратиться на «расходку», требующую регулярной замены (тонер, фотобарабан и т.д.), тогда как при покупке более дорогой модели есть шанс довольно быстро компенсировать траты низкой себестоимостью изготавливаемой продукции.