Ярмарки и выставки – тонкости организации

Ярмарки и выставки высоко востребованы среди корпоративных клиентов как способ развития и продвижения своего бренда, а в некоторых случаях – получения большой прибыли.

Организовать такое мероприятие не так сложно, если обратиться к профессиональным организаторам выставок. Для начала необходимо определить цели выставки или ярмарки – обычно это поиск новых бизнес-партнеров, создание благоприятного впечатления о бренде, его популяризация на рынке и т.д.. Затем, когда цели определены, рассматривается круг участников – им рассылают приглашения на мероприятие. На этом же этапе создается интернет-страница события, где можно принять заявку на участие от всех желающих.

Необходимо согласовать предстоящее событие с местными властями – уровень власти определяется масштабами мероприятия. Но в любом случае с этим не возникает проблем, поскольку российские управляющие органы рассматривают выставки и ярмарки как мероприятие, положительно влияющее на экономику страны или региона.

В выставках и ярмарках обязательно задействованы силовые структуры и медицинские организации, поскольку место скопления большого количества людей потенциально опасно. И к этому вопросу необходимо отнестись со всей ответственностью, особенно при современном высоком уровне террористической угрозы.

Также властные органы дают разрешение на использование площадей для проведения выставок. Не всегда выставку или ярмарку возможно провести в обычном выставочном комплексе или павильоне, зачастую для этого используются площадки за городом или большие городские площади, рынки. В этом случае территория должна быть заранее подготовлена. Оборудование заводится до начала мероприятия, также определяются места для персонала, при необходимости – пропускной контроль.

Для повышения эффективности выставки или ярмарки может быть предусмотрена культурная программа или дополнительные бизнес-мероприятия. Например, в рамках выставок проводятся брифинги, пресс-конференции, лекции бизнес-тренеров и многое другое, что может быть полезно и интересно как участникам мероприятия, так и посетителям.

Когда мероприятие завершено и зрители расходятся, для организаторов начинается время подведения итогов выставки. На этом этапе оценивается, насколько полезным и прибыльным было мероприятие и решается вопрос о целесообразности его проведения в дальнейшем. Как правило, многие производители принимают участие в ярмарках и выставках многократно, если оно приносит выгоду.

Но это еще не все. После завершения выставки организатор должен оперативно убрать оборудование с территории и привести ее в прежний вид.

Источник: Экспонск