Правовой аудит или Как привести дела в порядок?

Вы начали свое дело, быстро или медленно, но дела пошли. Появились клиенты, заключаются договоры, фирма приносит доход, нанимаются и увольняются сотрудники. Документооборот растет не по дням, а по часам, уследить за ним сложно.

Вы начали свое дело, быстро или медленно, но дела пошли. Появились клиенты, заключаются договоры, фирма приносит доход, нанимаются и увольняются сотрудники. Документооборот растет не по дням, а по часам, уследить за ним сложно. Заняться же им некогда в принципе, а штатного юриста в компании нет?

А если какая-нибудь проверка? Например, собрались увольнять работника, а тот грозит проверкой Госинспекции по труду? Кадровое делопроизводство в полном беспорядке, а штрафы за нарушения в сфере трудового законодательства сейчас достаточно велики – для небольшой фирмы это может серьезным ударом.

Да и с гражданско-правовыми договорами, полагаю, должен быть порядок. Что, если в пылу предпринимательства вы не заметили, что срок какого-то договора уже истек, либо при его заключении был упущен из внимания какой-нибудь «незначительный» пункт? Обычно из-за мелочей и происходят самые большие неприятности. Скажем, с контрагентом были прекрасные отношения, но вдруг вы сорвете поставку, и он предъявит огромные суммы штрафов и пеней, которые приведут к значительному ущербу для вашей фирмы. Или, наоборот – ваш партнер не выполнит какие-либо обязательства, ваша компания понесет потери, а претензии к партнеру будут необоснованными – вы что-то не учли в контракте.

Если возникла проблема, можно, конечно, обратиться за юридической консультацией в юридическую фирму по конкретному вопросу. Но именно по конкретному. Можно с той же фирмой заключить договор об абонентском юридическом сопровождении – тогда ваша компания будет под постоянным присмотром квалифицированных юристов. Но и в таком случае к юристам обращаются обычно лишь по очевидным поводам, а «подводные камни» остаются под водой.

Проверить же всю документацию «насквозь» можно с помощью так называемого правового аудита, в ходе которого юристы проверят полностью необходимый участок документооборота вашей фирмы: корпоративные документы, кадровое делопроизводство, договорную базу или все сразу. Правовой аудит – это проверка хозяйственной деятельности фирмы на предмет соблюдения ею законодательства и предотвращения рисков, которые могут возникнуть в процессе этой деятельности.

Например, рассмотрим правовой аудит кадрового делопроизводства. В некоторых небольших организациях есть хотя бы опытные кадровики – там относительный порядок, но в большинстве малых и средних фирм оно ведется кое-как.

Правовой аудит в данном случае заключается в полной проверке на соответствие закону и установленным формам всех трудовых договоров, должностных инструкций, приказов и распоряжений администрации по кадровым вопросам, иных локальных актов организации (штатного расписания, внутреннего трудового распорядка, положений о заработной плате, о премировании и т. п.), трудовых книжек, личных карточек и др.

Обычно документацию имеет смысл проверять за последний календарный год (срок давности по административной ответственности). Кроме того, проверяется и акты, связанные с кадровыми решениями «повышенной группы риска»: сокращение штатов, увольнения по инициативе работодателя и т. п.

По итогам проверки составляется экспертное заключение, в котором указывается, какие недостатки в кадровом делопроизводстве есть и как их устранить. Иногда же одного взгляда достаточно, что никакой проверки и не надо – все надо разрабатывать «с нуля».

Примерно также проводится и правовой аудит хозяйственно-договорной деятельности: изучаются и анализируются договоры (купли-продажи, подряда, оказания услуг, аренды, займа, кредита и т. д.), выявляются «слабые места», даются рекомендации по минимизации рисков. Возможен и комплексный правовой аудит: проверяется вся документация организации: учредительные документы, договорная база, претензионные документы, кадровое делопроизводство и т. д.

На основании экспертного заключения с руководством предприятия и (или) сотрудниками, ответственными за кадровые вопросы, проводится совещание, в ходе которого даются подробные консультации по выявленным нарушениям и по мерам их устранения. Решение вопроса, устранять ошибки самим или поручить это специалистам (восстановление кадрового делопроизводства, разработка договоров, изменения в учредительные документы, выбор системы налогообложения и пр.), разумеется, остается в компетенции руководства фирмы. Но заключение в любом случае будет памяткой для руководства: где и что у фирмы не так, откуда можно ждать неприятностей.

Источник: Юридическая компания