Успешный руководитель: учимся делегировать полномочи

Статья о делегировании, нужно ли делегировать полномочия, как уменьшить риски в рабочем процессе при делегировании?

Нужно ли делегировать полномочия и как сделать это с минимальным риском для рабочего процесса? С этой проблемой сегодня сталкиваются не только топ-менеджеры крупных компаний, но и менеджмент среднего звена. Суть делегирования полномочий заключается в частичной передаче функций, прав и обязанностей одного специалиста другому или другим. Для чего производится передача или расширение полномочий? Для того, чтобы оптимизировать работу всей компании, сделать её более эффективной. Но не нужно полагать, что делегирование - это передача полномочий одного лица другому. Скорее, это формирование коллективной ответственности, позволяющее сделать взаимодействие между специалистами (в том числе начальниками и подчинёнными) более продуктивным.

Делегировать полномочия: как это сделать?

Делегирование полномочий заключается в передаче части исполнительских функций, при этом право принятия решений всё равно остаётся за лицом, делегирующим свои полномочия.

Так, отправляя подчинённых на переговоры от лица компании, руководитель может делегировать им использование права подписи или прав на заключение контракта. Но вынесение конечного решения всё равно останется за ним.

Когда нужно делегировать полномочия?

1. При отсутствии узкоспециальных знаний и навыков в той или иной области, при условии, что другой специалист обладает ими в нужном объёме.
2. При отсутствии у руководителя свободного времени на решение тех или иных задач, с которыми способен справиться его подчинённый.
3. При отсутствии возможностей для выполнения своих прямых обязанностей, связанных с отъездом, состоянием здоровья или чрезвычайной занятостью руководителя решением неотложных проблем, не позволяющих в полном объёме осуществлять руководство на должном уровне.

Почему руководители не спешат делегировать полномочия?

Причин для отказа от делегирования полномочий может быть немало. И психологический фактор здесь стоит далеко не на первом месте. В частности, чаще всего упоминаются:

• сомнения в профессионализме сотрудников;
• неспособность организовать работу под своим руководством;
• отсутствие доверия в коллективе (расширение полномочий порой предполагает и значительное увеличение объёмов доступа к конфиденциальной информации);
• страх перед возможными рисками (срывом сроков, невыполнением обязательств и пр.);
• отсутствие налаженной системы контроля за выполнением работы на любом её этапе.

Как правильно делегировать полномочия

Если делегирования полномочий не избежать, воспользуйтесь нашими советами, чтобы минимизировать риски:

• не давайте больше полномочий, чем это необходимо;
• не берите на себя выполнение обязанностей, делегированных исполнителю - в крайнем случае помогите ему консультацией, советом;
• точная формулировка - лучший способ донести до подчиненных суть задания. Используйте все доступные методы - инфографику, схемы, графики, для пояснения задач, требующих расширения полномочий сотрудников;
• точные сроки и поэтапное выполнение задания - лучший механизм контроля, который только можно придумать;
• при необходимости - организуйте для сотрудников дополнительное обучение за счёт компании перед тем, как расширить их полномочия;
• все задания должны распределяться строго по иерархии, принятой в компании. Не допускайте, чтобы решения уровня руководства принимались младшим менеджментом самостоятельно, иначе хаос неизбежен;
• любой эффективный труд должен быть оплачен. Не забывайте о поощрении работников, которым были делегированы дополнительные полномочия. Иначе в следующий раз сотрудник может предпочесть новым интересным заданиям, привычную рабочую рутину.

Если в компании нет какого то отдела, сотрудника которому можно делегировать какое либо задание, можно всегда воспользоваться услугами аутсорсинговой компании, такие компании предостовляют разные услуги, аутсорсинг юредических услуг, бухгалтерских услуг, маркетинговых, интернет маркетинговых услуг. 

Источник: Веб Маркетинг Групп