Советы и рекомендации по управлению электронной почтой для малого бизнеса

Управление электронной почтой – это процесс автоматизации таких задач, как фильтрация, сортировка и архивирование сообщений, позволяющая быстро найти значимый контент даже спустя годы.

К сожалению, стандартный почтовый ящик от почтового провайдера – не лучший инструмент для этого. Это связано с тем, что провайдеры уделяют особое внимание безопасной отправке и получению сообщений. Они не предоставляют функции организации электронной почты, такие как архивирование и фильтрация электронной почты.

Плохое управление электронной почтой создает пробелы в общении и снижает производительность. Сотрудники могут пропустить важное уведомление, потерять важный файл, отправленный клиентом, удалив прочитанные сообщения. Система управления корпоративной почтой приводит к тому, что теряется меньше информации, поскольку вам больше не нужно связываться с клиентами или третьими лицами для повторной отправки информации, отправленной ранее.

Вы также можете использовать автоматизацию для выделения и фильтрации наиболее важных сообщений, чтобы уменьшить путаницу, создаваемую сотнями ежедневных электронных писем. Это поможет вашим сотрудникам, поскольку у них будет больше времени для выполнения других важных бизнес-задач. Им больше не нужно тратить время на просмотр нескольких электронных писем или постоянную проверку почтового ящика на наличие срочных сообщений.

Организации обычно используют систему электронной почты-сервер-клиент для настройки систем связи на рабочем месте. Почтовый сервер может быть внутренним или облачным. Однако они требуют дополнительной интеграции программного обеспечения для управления электронной почтой. Без этих интеграций эти решения создают различные проблемы.

Некоторые организации вводят квоты для входящих сообщений, чтобы сократить расходы на хранение электронной почты. Но организации ежедневно создают и обмениваются тысячами электронных писем. Электронные письма, такие как уведомления компании, групповые электронные письма и системные уведомления, быстро накапливаются.

Чтобы избежать постоянного переполнения, сотрудники должны индивидуально наводить порядок в своих почтовых ящиках. Одна из проблем здесь заключается в том, что они могут удалять электронные письма по размеру, а не по важности, что приводит к потере важной информации.

Некоторые решения возлагают ответственность за архивирование на отдельных сотрудников. Каждый сотрудник должен помечать критически важные сообщения электронной почты и хранить их в архиве. Но сотрудники обычно отдают предпочтение повседневным задачам, а не архивированию электронной почты.

Они редко проявляют должную осмотрительность в отношении аудита и соблюдения требований к архивированию. К сожалению, содержимое электронной почты представляет собой корпоративную память для юридических и бухгалтерских целей. Передача этой важной задачи сотрудникам может увеличить риск ответственности в будущем.

Многие организации не разрабатывают четких политик и процедур для работы с корпоративной электронной почтой. Это означает, что у вас не будет правил сортировки для разных ролей в вашей компании. Например, менеджеры будут получать более конфиденциальные электронные письма и должны иметь более строгие правила архивирования по сравнению с младшими.

Даже компаниям, которые разрабатывают политики, нужна помощь в обеспечении их соблюдения. Поскольку почтовые ящики являются частными, трудно проверить, соблюдает ли человек правила. По сути, вы можете применять политики только к общим почтовым ящикам. Даже в этом случае может быть сложно управлять из-за постоянного потока электронных писем.

Решение вышеперечисленных задач многоуровневое. На уровне компании руководство должно внедрить соответствующие технологии и методы управления электронной почтой. В то же время сотрудники должны применять конкретные советы для повышения общей производительности.

Следующие советы помогут каждому сотруднику вашей компании управлять личной и рабочей электронной почтой более продуктивно, чем раньше.

Есть одна хорошая вещь, по которой стоит жить, — правило 80/20. Всегда исходите из того, что 80% ваших писем несрочные, а остальные 20% – срочные. Фильтрация и классификация электронных писем на основе приоритета поможет вам лучше справляться с тем, какую работу нужно выполнить немедленно, а какую можно отложить.

Один из простых способов сделать это – установить автоматические фильтры, которые сортируют электронные письма по общим отправителям. Например, если вы получаете много информационных бюллетеней и уведомлений, вы можете установить фильтр, который автоматически помечает эти электронные письма как несрочные.

Некоторые задачи, связанные с электронной почтой, могут повторяться. Пример включает удаление, пересылку или отправку общих ответов, таких как «Спасибо!» и т. д. Чтобы высвободить время для более продуктивных задач, вы можете автоматизировать задачи организации электронной почты.

Например, вы можете анализировать свои ежедневные задачи электронной почты и пытаться автоматизировать их в своем программном обеспечении для управления электронной почтой. В этом вам могут помочь такие функции, как автоматическая переадресация, автоматический ответ, шаблоны подписи и шаблоны электронной почты.

Вы можете взять под контроль общение, запланировав его. Вместо того, чтобы отвлекаться на каждое новое всплывающее электронное письмо, вы решаете, когда другие будут писать вам. Таким образом, вы можете работать, не отвлекаясь, когда вам нужно несколько часов, чтобы сосредоточиться на выполнении задач.

В качестве бонуса некоторые инструменты позволяют приостановить работу почтового ящика. Это позволяет повторно активировать инструмент, когда вы будете готовы проверить свою электронную почту.

Иногда текстовое сообщение или телефонный звонок могут более эффективно заменить длинную переписку по электронной почте. Вот почему вы должны рассмотреть альтернативные каналы связи. Так можно сэкономить время многих людей.

Думайте нестандартно, выбирая способ общения. Например, предположим, что рецензент документа прикрепляет документ к электронному письму и оставляет в нем несколько комментариев. Лучшее решение – оставлять комментарии прямо в документе и делиться ссылкой на него для более быстрой совместной работы.

Можно также установить политики, процедуры и лучшие практики, которые помогут направлять и обучать сотрудников. Цель состоит в том, чтобы предоставить сотрудникам правильные инструменты и стратегии для разумного управления электронной почтой, не отвлекаясь от своих основных задач.

Источник: TechGenix