Офисный переезд: советы директору предприятия

Поэтапный план организации офисного переезда. Как сохранить имущество предприятия, находящееся на балансе? Как минимизировать издержки компании и сократить время вынужденного простоя? Все просто.

Передислокация офиса - дело хлопотное и суетливое. Это вам не квартира, где имущество занимает 1-3 комнаты. Офисное пространство перенасыщено техникой, оборудованием, документацией и ценными предметами, находящимися на балансе организации. За каждую вещь руководство несёт материальную ответственность и обязано обеспечить полную сохранность. Помимо того, директору предстоит настолько грамотно организовать весь процесс, чтобы минимизировать потери рабочего времени предприятия. Как избежать ошибок при офисном переезде, полностью сохранить подотчетное имущество, а также время и нервы?

Проведите инвентаризацию имущества

Не призываем осуществлять полноценную инвентаризацию, знакомую руководителю по ежегодным отчетам. Однако перед началом мероприятия следует провести экспресс-аудит предметов меблировки, оргтехники и другого офисного имущества. В итоге работы сделайте подробную опись. Такой документ пригодится для финальной проверки, когда имущество предприятия будет передислоцировано на новое место.

Назначьте ответственное лицо в каждом отделе

Рекомендуется делегировать ответственность за сохранность имущества руководителям линейных подразделений. Пусть каждый начальник отдела разделит заботы директора предприятия и организует работу своих подчинённых по подготовке документации, мебели и оргтехники к переезду. По окончанию мероприятия руководитель отдела обязан организовать расстановку имущества в новом отсеке и обеспечить начало работы подразделения в точно отведенные сроки.

Не экономьте на упаковочных материалах

Картонная упаковка, стрейч-пленка и воздушно-пузырьковые материалы помогут сберечь оргтехнику, мебель и документы от неминуемой порчи во время транспортировки. Не стоит на них экономить бюджетные средства, поскольку любой недостаток спецупаковки грозит обернуться убытками для предприятия. Сравните, вышедший из строя компьютер - это потеря 30 000 рублей и нарушение рабочего графика одного специалиста. Тогда как расходы на приобретение упаковки для данного ПК - всего лишь 300 рублей. Выводы очевидны.

Выберите мувинговую компанию

Тщательно выбирайте компанию-перевозчика, не стремитесь делать отбор исключительно по тарифным аспектам. В любом регионе такие услуги предоставляет несколько сотен компаний. И демпинг расценок на высококонкурентном рынке - обычное дело. Но переезд офиса - ответственное мероприятие. И здесь неразумная экономия угрожает потерей имущества при неправильной погрузке-разгрузке. Достойны внимания только подрядчики, обладающие опытом, соответствующим штатом и оборудованием для подъёма тяжёлых предметов. При этом стандартные цены у данных компаний должны балансировать от 250 до 350 рублей за 1 час работы грузчика-универсала.

Проверьте имущество по описи

По окончанию переезда организуйте работу сотрудников предприятия по расстановке мебели и оргтехники. При помощи руководителей разных отделов проверьте сохранность имущества по предварительно составленной описи. Если работа организована правильно, а вы прошли все этапы, тщательно взвесив расходы и риски, то предприятие начнет продуктивно функционировать на новом месте в короткие сроки. 

Источник: Компания ГрузчикоFF